Gestion des sorties
Memento de l’organisateur de sorties
Pour préparer une sortie on procèdera selon les étapes suivantes
1 – Prendre connaissance du milieu sur lequel la sortie se déroulera
Se renseigner sur le milieu de navigation (classe de la rivière, niveau exigé pour une sortie mer, etc…). Le club tient à jour une cartographie des sorties avec des topoguides qui donnent des indications sur la nature de la sortie
2 – Trouver un encadrant disposant d’un diplôme habilité à encadrer sur le milieu de la sortie
Si on ne connaît pas d’encadrant, il faut prospecter. Une bonne solution est de s’adresser aux comités départementaux ou régionaux ou aux clubs locaux.
3 – Trouver un hébergement (camping, gîte, auberge de jeunesse, etc…)
Choisir un hébergement en fonction des lieux de navigation :
- Penser à limiter le kilométrage des navettes
- Penser aux possibilités de stationnement (notamment des remorques)
- Temps pour rejoindre le point de départ de la navigation
4 – Etablir un budget estimatif de la sortie en prenant en compte les éléments suivants :
Coût du déplacement
– Le coût du péage
– Le coût d’un camion est de 0,6€/km
– Le coût d’un véhicule personnel est de 0,3€/km
(ces barèmes sont définis dans le règlement du CKCF et sont susceptibles d’évoluer)
– Pour évaluer la distance qui sera parcourue et les coûts de péage, on peut utiliser un site de cartographie type – Mappy ou Google maps
Coût de l’encadrement
– Si c’est un moniteur du CKCF le coût est de 10€ par personne et par jour (voir règlement intérieur du CKCF).
– Si c’est un moniteur externe, ce dernier doit proposer un devis qu’il faut inclure dans le coût de la sortie.
– En dehors d’Alina et des AMFPC s’acquittent du coût de l’encadrement
Coût de l’hébergement
Choisir un hébergement compatible avec les lieux de navigation
Coût des repas
Si la sortie prévoit que les repas sont pris au camping ou au gîte et préparés par les participants, une bonne estimation est de compter 5€ par repas et participant (par exemple pour une sortie sur un un weekend de deux jours où on compte le samedi soir, le petit déjeuner et le déjeuner du dimanche matin, il faut compter 3 repas soit 15€)
Frais d’inscription à une activité
Il peut y avoir des frais d’inscription à un bassin ou de location d’équipement
5 – Ouvrir les inscriptions à la sortie
Au plus tard un mois avant la sortie, préparer un projet de mail d’inscription à la sortie incluant:
- Une description de la sortie en précisant la destination, les horaires de départ et retour prévus, le coût estimé par personne, le niveau exigé pour effectuer la sortie (pagaie verte, pagaie jaune, tout public, etc…)
- Un sondage framadate d’inscription. Dans certains cas il peut être intéressant de répondre à des options de participation (je souhaite dormir en tente, je peux partir la veille à partir de telle heure, etc…
- L’estimation du coût de la sortie en faisant une hypothèse sur le nombre de participants et le montant de l’acompte à régler pour s’engager avec une date limite de règlement. Le montant de l’acompte est évalué sur la base des frais fixes (encadrement extérieur, transport, etc…). Les conditions de remboursement de l’acompte sont détaillées dans la section “Gestion et clôture des sorties”.
- En dehors de moniteur du CKCF, tous les participants doivent payer la sortie.
Le projet de mail est à envoyer sur la boîte du club qui relayera aux adhérents. Le mail est envoyé un vendredi à 18h00.
6 – Confirmer les prestations nécessaires
- Confirmer à l’éventuel encadrant externe que la sortie est maintenue
- Réserver l’hébergement
- Réserver l’inscriptions annexes (bassin, équipements)
7 – S’assurer de la disponibilité des moyens roulant
Vous pouvez vérifier si les minibus et remorques sont disponibles en consultant l’agenda des minibus et remorques
- Disponibilité d’un ou deux minibus
- Disponibilité d’une ou deux remorques
Dans le cas où une remorque vient à manquer, on peut s’adresser au CRIFCK pour en louer une pour la sortie.
8 – Confirmation de la sortie aux participants
- Confirmez la sortie en créant un groupe WhatsApp en y intégrant les participants
Gestion et clôture des sorties
Pour chaque sortie, merci de suivre les consignes suivantes:
- Noter le kilométrage des véhicules au départ de la sortie et au retour de la sortie pour en déduire le nombre de kilomètre parcourus
- Pour les minibus, remplir le journal de bord en indiquant les kilométrage départ et arrivée, les éventuels pleins ou souci survenus pendant la sortie ainsi que le ou les conducteurs ayant conduit le véhicule
- Toute personne conduisant un minibus du club doit au préalable avoir fourni un scan de son permis de conduire au club
- Lorsque la sortie est terminée, il faut au plus vite réunir les éléments suivants :
– Reçus des dépenses réalisées pendant la sortie (hors carburant) : encadrement éventuel, factures d’hébergement, factures de péage, factures de repas ou d’achat pour les repas.
– Fiche de compte au format disponible sur ce modèle Comptes de sortie – CKCF - Les dépenses de carburant fait pour les minibus du CKCF sont remboursées à ceux qui les ont faites. Elles ne sont pas comptabilisées dans les comptes de sortie puisqu’elles sont intégrées dans le coût au kilomètre. Le reçus sont remis à l’organisateur qui les remettra au trésorier pour remboursement.
- Rendre le véhicule avec le plein de carburant
- S’assurer que le minibus est restitué propre et en bon état
Remboursements des acomptes
Lorsqu’un acompte a été demandé à l’inscription, l’acompte est réputé perdu et l’organisateur avec l’accord du bureau peut en restituer tout ou partie si le désistement est lié à un cas de force majeure et n’a pas occasionné de sur coûts.
Lorsqu’on effectue les comptes de sortie, l’organisateur doit calculer le surcoût induit par les désistements et puise dans les sommes versées en acompte pour compenser ce surcoût. Le reliquat peut alors être restitué aux participants qui se sont désistés.
Cette proposition est une règle générale qui peut être aménagée à la discrétion de l’organisateur.
Gestion des péages dans le cas des péages à flux libre
Pour comprendre le fonctionnement des péages à flux, se reporter à cet article Péage en flux libre : pour des trajets plus fluides, plus sereins et plus écologiques | Ministères Transition écologique, Aménagement du Territoire, Transports, Ville et Logement :
- Fonctionnement des péages à flux libre.
- Carte des péages à flux libre.
- Site de paiement des péages à flux libre.
Les péages sont payés séparément des autres dépenses engagées pour le transport en incluant dans la fiche de compte les dépenses de péage. Dans le cas particulier des péages à flux libre, pour les minibus du CKCF, la procédure est la suivante:
- Le paiement est effectué par l’organisateur de la sortie
- L’organisateur doit systématiquement vérifier dans les 72h sur un des sites de paiement (Moyens de paiement).
- Il joint ensuite aux comptes de sortie le reçu de la somme dépensée pour l’inclure dans les frais de péage de la sortie
Dans le cas des véhicules personnels, la procédure est la même: relever le nombre de kilomètres parcourus et le fournir à l’organisateur de la sortie. Les tickets de péages sont à remettre à l’organisateur au même titre que n’importe quelle autre dépense.
Fiat Scudo
Renault Trafic gris
Renault Trafic blanc
